Índice ¿Qué vamos a ver?
¿Para qué sirve Google Drive?
Se trata de una herramienta que Google pone a nuestra disposición para poder trabajar y almacenar nuestros documentos en la nube. Además podremos acceder a ellos y modificarlos a través de nuestro navegador de Internet.
¿Cómo puede ayudar Google Drive a mi negocio?
Es una muy buena herramienta para mejorar la comunicación con el equipo ya que podemos crear carpetas compartidas con distintos miembros donde podemos restringir los accesos a los documentos y permitir incluso la colaboración conjunta y en directo, de varios usuarios en un mismo documento, por ejemplo: una hoja de cálculo, una presentación de diapositivas, o un documento de texto.
Google Drive se ha convertido en una de las herramientas más utilizadas por los usuarios de Internet y existen varias herramientas de marketing digital capaces de conectar directamente con este servicio y automatizar procesos de nuestra tienda Online.
¿Google Drive es gratis?
Podemos disfrutar de un límite de almacenamiento de forma gratuita, lo único que necesitaremos es una cuenta de gmail. Inicialmente el límite era de 1GB pero la competencia de otros servicios como Dropbox han hecho que actualmente podamos disfrutar de 10GB de almacenamiento totalmente gratuitos.
Google Drive precios
¿Estamos hablando de un servicio caro? Para el despliegue de herramientas que ofrece y la facilidad con la que podemos utilizarlas de manera conjunta a nosotros no nos lo parece. Por 1,99€al mes podemos disfrutar de 100GB de almacenamiento. Si estamos utilizando este servicio como repositorio de nuestra empresa tienen planes que nos proporcionan hasta 30 TB.
1º truco: Utiliza las plantillas de Google Drive
Google pone a nuestra disposición muchísimas plantillas gratuitas que podemos descargar desde la propia herramienta y de este modo utilizarlas para los futuros archivos que creemos, de este modo ahorraremos trabajo y ganaremos en diseño, entre las más conocidas podríamos destacad:
- Plantillas de diapositivas para «Presentaciones de Google» son las equivalentes a las plantillas de Power Point, nos permiten cambiar el estilo de nuestras presentaciones de una manera rápida y sencilla, además también podemos utilizar las nuestras propias.
- Plantillas para «Documentos de Google» son para los documentos de texto similares a un Word. Aquí podemos encontrar una gran variedad, desde plantillas de CV gratis, hasta plantillas para folletos o boletines.
- Plantillas para «Hojas de cálculo» aquí podemos encontrar plantillas para control de horas, para planificación de turnos de empleados incluso calendarios y plantillas para facturas y plantillas para presupuestos.
2º truco: Permite que la gente haga una copia de tus documentos
Si ya estás familiarizado con la herramienta sabrás lo fácil que es compartir documentos con otros usuarios, bien otorgándoles permisos desde el mismo documento o carpeta o a través de un enlace. El problema de esto es que como su propio nombre indica estamos «compartiendo» el mismo documento, es decir que ambos trabajaréis sobre el mismo fichero.
Para hacer una copia el usuario deberá añadir dicho documento a su unidad (espacio reservado para uso propio) y duplicarlo. Bien pues todo esto se puede hacer a través de una coletilla en la misma URL. Hagamos una prueba:
Aquí te dejo nuestra guía de SEO para Bloggers, la vamos actualizando cada año para utilizarla en nuestras clases, de hecho puedes ver la la última sesión en el Curso gratis de WordPress que hemos preparado. Observa que la URL acaba en «/copy», esta es la coletilla que debemos añadir a los enlaces generados por Google Drive, de este modo al hacer clic automáticamente te pedirá permisos para hacer una copia de este fichero: https://docs.google.com/document/d/1ykG_9VBYN70uXaBRkf8Ceg4l9Fjk9db5lbQdrJo9FP0/copy
3º truco: Permite la descarga en distintos formatos
Algo muy bueno de Google Drive es que nos permite exportar un documento en los formatos más utilizados. De hecho podemos exportar una hoja de cálculo generada íntegramente con su herramienta al formato de Excel, para de este modo poder trabajar con nuestra aplicación del paquete Office de manera local.
Lo que poca gente sabe es que este export lo podemos forzar directamente en el enlace de descarga y de nuevo se hace modificando la url, en esta ocasión habrá que añadir un parámetro dependiendo de la salida que queramos generar, aquí va el ejemplo:
¿Has visto nuestro vídeo donde te enseñamos a trabajar con una hoja de cálculo y de este modo calcular la rentabilidad de un ecommerce? Te dejo por aquí el post con el vídeo donde lo explicábamos todo y aquí el enlace de descarga a la plantilla en formato EXCEL: https://docs.google.com/spreadsheets/d/e/2PACX-1vTQUrGhngEO6_yblRPHfQGRW1RZswJA3UdPtxnABdATYH2oC8sqNdNCMwrsmrLoAjGEabKbx0bHVM7M/pub?output=xlsx
¿Una vez visto el anterior tip, ves dónde está el truco? Si modificamos este último parámetro «/pub?output=» podemos forzar que el usuario en lugar de acceder al documento compartido, se descargue el fichero en su dispositivo en el formato que nosotros escojamos, algunos ejemplos más:
Formato web: pubhtml
Csv: /pub?output=csv
Tsv: /pub?output=tsv
Pdf: /pub?output=pdf
Xlsx: /pub?output=xlsx
Ods: /pub?output=ods
Por último comentarte que existen herramientas como Zapier que nos permiten conectar muchas aplicaciones que utilizamos diariamente en nuestro ecommerce con el servicio de Google Drive. Te animo a que le eches un vistazo a todas las opciones de automatización para tu tienda online.
